Planificación, organización y control de eventos UF0075

OBJETIVOS

- Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas específicas dentro del sector turístico.
- Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora.
- Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso.
- Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes.


CONTENIDOS

El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados
Introducción.
El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.
Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.
Mecanismos de decisión.
Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.
Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.
Resumen.

Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones
Introducción.
Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: recursos turísticos, delimitación geográfica, políticas públicas, imagen de marca, infraestructuras especializadas, coexistencia de productos turísticos (oferta).
Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.
Resumen.

Los eventos, su tipología y su mercado
Introducción.
El concepto de evento.
Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.
El mercado de eventos.
La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.
Fases del proyecto de un evento: planificación, organización, desarrollo, evaluación.
Resumen.


El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización
Introducción.
Fuentes y medios de acceso a la información.
Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.
Negociación con proveedores.
Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.
Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos.
Programación de la logística y de los recursos humanos.
Programación de ofertas pre y posevento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.
Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.
Presidencias honoríficas y participación de personalidades.
Confección de cronogramas.
Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.
Presupuesto del evento.
Resumen.

Servicios requeridos en la organización de eventos
Introducción.
Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características.
Formas de servicios. Tarifas.
Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos.
Otros servicios requeridos en los eventos.
Resumen.

Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos
Introducción.
Tipos y comparación.
Programas a medida y oferta estándar del mercado.
Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas online.
Resumen.

El evento como proyecto: organización
Introducción.
La organización del evento: definición de funciones y tareas.
Comités y secretarías: funciones y coordinación.
Gestión de colaboraciones y patrocinios.
Soportes y medios para ofrecer información del evento.
Difusión del evento y captación de participantes.
Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. Funciones y responsabilidades.
Procedimientos e instrucciones de trabajo.
Resumen.

El evento como proyecto: dirección y control
Introducción.
Control de inscripciones.
Control de cobros.
Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.
Protección de datos personales.
Documentación del evento.
Procesos administrativos y contables.
Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.
Coordinación.
Evaluación de servicios y suministros.
Evaluación de servicios.
Formalización de contratos. Documentación.
Supervisión y control del desarrollo del evento.
Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.
Documentos de control del evento.
Resumen.

Glosario
Bibliografía